Privatlivspolitik for Vinterbadeklub Aarhus Ø



Privatlivspolitik gældende for Vinterbadeklub Aarhus Ø - gældende fra 01.12.2022


Vinterbadeklubbens dataansvar
 

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
 

Vinterbadeklub Aarhus Ø er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:


Kontaktperson: Formand Erik Andresen
Adresse: Irma Pedersens Gade 2 C
CVR: 40553282
Telefonnr.: +4528157495

Mail: formand@vinterbadeklubaarhus.dk eller info@vinterbadeklubaarhus.dk

Website: www.vinterbadeklubaarhus.dk

Vi behandler følgende personoplysninger:
 

  • Almindelige personoplysninger:

    • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse

    • Billeder fra TV-overvågning fra indgangspartiet i Havnebadet

  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse behandler vi ikke. 

Her indsamler vi oplysninger fra:

  • Normalt får vi oplysningerne fra dig, når du tilmelder dig klubben ved at benytte medlemssystemet Conventus. Her bliver dine data tilgængelige for klubben. Dine oplysninger bliver brugt til at systemgenerere et personligt medlems-ID. Vinterbadeklub Aarhus Ø har indgået en databehandleraftale med Conventus om behandling af dine data. 

  • Optagelser fra TV-overvågning af indgangspartiet i Havnebadet.


Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke 

Formålene:

Formål med behandling af medlemsoplysninger og TV-overvågning:

  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, forsendelse af nøglearmbånd og adgangskontrol i Havnebadet
  • Formålet med TV-overvågning er at forebygge kriminalitet i form af indbrud og grove overtrædelser af Vinterbadeklub Aarhus Øs interne regler samt at skabe tryghed for personale, medlemmer og øvrige gæster samt at kunne ansøge Datatilsynet om tilladelse til videregivelse. Optagelserne bliver gennemgået ved stikprøvekontrol, konkret mistanke eller andre uregelmæssigheder.
  • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav. 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser:   

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af badning, herunder udfærdigelse af medlemsbevis, udstedelse og forsendelse af personlige nøglearmbånd til Havnebadet m.v.
  • Sikre adgang til Havnebadet for medlemmerne samt medlemskontrol i klubbens åbningstid i Havnebadet
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af eller information om sociale, kulturelle eller andre aktiviteter, som efter ledelsens vurdering er relevante
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situationer i foreningen
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke:

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke. 

Videregivelse af dine personoplysninger:

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Navn og medlem-id på alle medlemmer (som er tilmeldt for den pågældende sæson) udlæses hver nat i en fil, som sendes fra Conventus til Havnebadets adgangskontrolsystem Unilock. Dette sker for at aktivere dit nøglearmbånd/brik, som på den måde kan åbne låger og døre til og i Havnebadet. 

I Unilock genereres en log, som viser alle benyttede nøglearmbånd/brikker. Denne log gemmes i 12 måneder. Det betyder, at vi af loggen kan aflæse, hvornår dit nøglearmbånd/brik har været brugt til at åbne en hvilken som helst dør i Havnebadet. 

Billeder fra TV-overvågning genereres og gemmes i Unilock hver gang et armbånd benyttes ved adgangsmøllen. 

Det er firmaet Actas, der på vegne af klubben servicerer Unilock og opbevarer loggen fra Havnebadet på deres server. Det er også Actas, der på anmodning fra klubben sender nøglearmbånd til medlemmer på baggrund af oplysninger hentet i Conventus. Vinterbadeklub Aarhus Ø har indgået en databehandler aftale med Actas. 

Klubbens informationsskærm trækker på data fra Unilock for at vise belastningen og antal besøgende i klubbens åbningstid i Havnebadet. Databehandlingen varetages af Lets make it. Vinterbadeklub Aarhus Ø har indgået en databehandler aftale med Lets make it. 

Klubben vidergiver oplysninger om ledere og instruktører i relevant omfang til idrætgsorganisationer, som foreningen er medlem af. 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
  • Vi opbevarer dog oplysninger på medlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
  • Logfiler fra Havnebadet opbevares i 12 måneder og billeder fra TV-overvågning ved Havnebadets indgangsparti opbevares i loggen i 30 dage. 

Personer, som modtager udbetalinger fra klubben:

I nogle tilfælde stiller lovgivningen og praktiske forhold krav om opbevaring af persondata, herunder cpr. nr.  I sådanne tilfælde opbevares disse data i op til 6 år.

Dine rettigheder:

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken: 

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

 



Kontakt os på email: info@vinterbadeklubaarhus.dk

Hjemmeside fra NemmeHjemmesider.dk